1. De aankondiging en de procedure van de digitale AV worden op 9 april op de website van AZV gezet. Alle leden ontvangen die dag de procedure per mail, evenals de agenda en de bijlagen.
2. De voorzitter, ondervoorzitter en secretaris zullen tijdens de AV in de AZV lokalen fysiek aanwezig zijn. De overige leden van het Bestuursorgaan evenals de commissaris kunnen van thuis uit aanloggen.
3. Genodigden op de AV zijn : Directeur, management team, office coördinator en commissaris.
4. Verloop digitale vergadering:
De firma Statik zal de AV technisch ondersteunen met een elektronisch programma dat toelaat deel te nemen aan de beraadslaging en stemming, of vragen te stellen.
De aanwezigheidsregistratie gebeurt op basis van de aangelogde emailadressen; één lid AV per emailadres. Hierop kan alleen afgeweken mits voorafgaande vraag en notulering in het verslag.
We vragen aan alle deelnemers om elk achter een apart computerscherm plaats te nemen voor deelname aan de digtale AV. Indien dit voor iemand niet zou lukken, gelieve contact op te nemen met AZV (rozette.geuens@azv.be), dan zoeken we een oplossing.
Ten laatste 4 dagen voorafgaandelijk aan de AV meldt elk lid aan AZV (rozette.geuens@azv.be) of hij/zij al dan niet zal deelnemen.
Ten laatste 4 dagen voorafgaandelijk aan de AV dienen volmachten ondertekend en ingevuld per mail (gescanned of foto) bij AZV (rozette.geuens@azv.be) toe te komen.
Ten laatste 4 dagen voorafgaandelijk aan de AV kunnen leden hun vragen per mail stellen, te bezorgen aan rozette.geuens@azv.be. Tijdens de vergadering zal het Bestuursorgaan de nodige toelichting geven over de agendapunten en de ontvangen vragen beantwoorden.
Bijkomende vraagstelling ad hoc zal via handopsteking tijdens de vergadering mogelijk blijven.
De stemming zal tijdens de AV elektronisch gebeuren. Stemgerechtigden krijgen hiervoor 2 dagen op voorhand per email een unieke code. Voor volmachten wordt een bijkomende unieke code verstuurd. Voor de elektronische stemming tijdens de AV worden telkens 3 antwoordmogelijkheden voorzien:
Akkoord
Niet akkoord
Onthouding
De nieuwe wetgeving voorziet dat vanaf 01.01.2020 de onthoudingen noch voor akkoord, noch voor niet akkoord meegeteld worden.
i. Het verslag van de AV wordt in september doorgestuurd per mail naar alle leden.
