In 2025 wil Artsen Zonder Vakantie een project lanceren om de boekhouddossiers uit de verschillende partnerlanden automatisch te consolideren in WinBooks. Deze dagelijkse, geautomatiseerde synchronisatie levert een betrouwbaar en up-to-date hoofddossier op. De nauwkeurigheid van de rapportering verbetert, terwijl de werklast van het financiële team daalt. Dit zorgt voor uniforme rapportering aan bestuur, donoren en partners, en een sterkere organisatie.
Naar een helder financieel overzicht: automatische consolidatie in WinBooks
Van manuele processen naar automatische duidelijkheid
Artsen Zonder Vakantie beheert boekhouddossiers per regio of partnerland. De huidige manuele consolidatie naar een centraal dossier is foutgevoelig en tijdsintensief. Dit maakt het moeilijk om op elk moment een accuraat beeld te geven van de financiële situatie van de volledige organisatie.
Voor heldere rapportering aan bestuur, auditorganen en donoren is een betrouwbare en uniforme consolidatie cruciaal. Daarom willen we investeren in de automatisering van dit proces binnen WinBooks, onze boekhoudsoftware.
Het project: automatische consolidatie van boekhouddossiers
Dit project automatiseert het samenbrengen van alle regionale boekhouddossiers in één hoofddossier. Na de kantooruren loopt een proces dat gegevens synchroniseert en integreert, op basis van uniforme codes en structuren. Het project omvat:
- analyse van de huidige dossierstructuur,
- afstemming van grootboekrekeningen, analytische codes en valuta,
- technische inrichting van het consolidatieproces,
- opleiding van het financiële team in het gebruik en de controle van het systeem,
- duidelijke documentatie en back-upprocedures.
Een betrouwbaar overzicht voor betere sturing
Het resultaat is een up-to-date hoofddossier dat dagelijks automatisch wordt bijgewerkt. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van onze financiële rapportering en vergemakkelijkt het voorbereiden van audits of rapportering aan externe partners.
Daarnaast bespaart het financiële team aanzienlijk tijd en worden fouten door manuele verwerking geminimaliseerd. Zo kunnen middelen en energie beter ingezet worden voor strategische ondersteuning van de projecten in Afrika.
Hoe kunt u helpen?
Uw steun maakt het mogelijk om dit project succesvol uit te voeren.
Budget 2025: 3.000 euro
Dit bedrag dekt onder andere:
- technische ondersteuning door een WinBooks-expert,
- aanpassingen in de softwareomgeving (zoals licenties of extra modules),
- opleiding en begeleiding van het team.
De investering is eenmalig en gericht op een duurzame oplossing met minimale terugkerende kosten.
Door te investeren in dit project helpt uw bedrijf ons om transparanter, efficiënter en professioneler te werken. Dit verhoogt het vertrouwen van al onze stakeholders en stelt ons in staat om onze middelen nog doelgerichter in te zetten.
Uw steun draagt bij aan de realisatie van de Sustainable Development Goals (SDG’s), zoals doeltreffende instellingen (SDG 16) en partnerschappen voor doelstellingen (SDG 17).
Uw gift is fiscaal aftrekbaar volgens de regelgeving in uw regio.
Steun dit project door:
- Online te doneren klik hier
- Een gift over te maken naar IBAN BE04 4319 1607 4131.
Artsen Zonder Vakantie verbindt zich ertoe om:
- Transparant te zijn over hoe uw donatie wordt ingezet
- Nuttige, volledige en actuele informatie te verstrekken, zoals het jaarverslag, financiële overzichten, activiteitenverslagen of communicaties over de uitgevoerde acties.
- Tools te bieden voor uw communicatie, zoals bijvoorbeeld een interview met een deelnemer aan de vorming.
- Een fiscaal certificaat te leveren
- Uw bedrijf als partner te vermelden
- Gemaakte afspraken te respecteren
Heeft u vragen of wilt u meer weten over hoe uw bedrijf impact kan creëren? Neem gerust contact met ons op!
Neem met ons contact op