Artsen Zonder Vakantie wil in 2025 een digitaal systeem invoeren dat aankopen pas toelaat nadat ze intern zijn goedgekeurd. Via een duidelijke workflow en slimme software kunnen medewerkers eerst een aanvraag indienen, die automatisch wordt doorgestuurd naar de bevoegde personen voor goedkeuring. Pas daarna kan een aankoop doorgaan. Dit zorgt voor meer controle, transparantie en efficiëntie. Zodat beschikbare fondsen beter besteed kunnen worden voor activiteiten en projecten.
Een sterker aankoopbeleid dankzij digitale goedkeuring
Waarom we dit systeem nodig hebben
Vandaag is er nog geen digitaal controlesysteem. Dat brengt potentieel risico’s met zich mee op vlak van budgetcontrole, verantwoordelijkheden en mogelijke codeerfouten.
Artsen Zonder Vakantie wil dit aanpakken met een digitaal proces waarbij elke aankoop begint met een rekwisitie (een interne aanvraag). Die wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste verantwoordelijke voor goedkeuring. Alleen goedgekeurde aanvragen kunnen omgezet worden in een officiële bestelbon. Zo zorgen we ervoor dat elke uitgave goed onderbouwd, verantwoord en opgevolgd is.
Het project: naar een digitaal en traceerbaar proces
In 2025 willen we een digitale workflow implementeren voor aankopen, gekoppeld aan onze bestaande boekhoudsoftware (WinBooks) en logistieke systemen.
Het project bestaat uit:
- een nieuw type aankoopaanvraag (“rekwisitie”) dat digitaal wordt ingediend,
- automatische doorsturing naar bevoegde personen op basis van het soort aankoop of project,
- strikte koppelingen: de bestelling moet overeenkomen met de aanvraag, en de factuur met de levering,
- een dashboard dat goedkeuringen overzichtelijk weergeeft voor wie verantwoordelijk is,
- duidelijke gebruikersrechten die bepalen wie wat mag goedkeuren.
Dit zorgt ervoor dat het hele proces, van aanvraag tot betaling, transparant en gecontroleerd verloopt.
Wat levert dit op?
Eenmaal ingevoerd, zal het systeem zorgen voor:
- Enkel goedgekeurde aankopen die in lijn zijn met de budgetten
- Duidelijke opvolging per aanvraag, per project of per verantwoordelijke
- Betere samenwerking tussen aankoop, logistiek en boekhouding
- Minder risico op fouten of dubbel werk
- Transparantie naar bestuur, auditors en donoren
- Nog betere besteding van de ons toevertrouwde middelen
Door deze digitale stap zijn we beter in staat om middelen zorgvuldig in te zetten, en daar helder over te rapporteren.
Hoe kunt u helpen?
Om dit project in 2025 te kunnen realiseren, zoeken we externe steun voor de technische ontwikkeling. Het totale geraamde budget bedraagt 5.600 euro. Deze investering dekt:
- €3.500 voor de ontwikkeling van het goedkeuringssysteem in onze logistieke software
- €1.200 voor de aankoop van een volledige licentie van Virtual Invoice
- €900 voor een aanvullende goedkeuringsmodule, geschikt voor vijf gebruikers
Deze kosten zijn eenmalig en zorgen voor een structurele verbetering van ons aankoopproces. Eens het systeem operationeel is, kunnen we efficiënter werken, fouten beperken en onze middelen met nog meer zorg inzetten.
Een efficiënt en transparant aankoopproces is geen detail, maar een fundament van goed bestuur. Met uw steun bouwen we aan sterke interne systemen die het mogelijk maken om onze medische samenwerking met Afrikaanse partners nog doeltreffender te ondersteunen.
Bovendien draagt u bij aan het realiseren van de Sustainable Development Goals (SDG’s), zoals doeltreffende instellingen (SDG 16) en partnerschappen voor doelstellingen (SDG 17).
Uw gift is fiscaal aftrekbaar volgens de geldende regelgeving in uw regio.
Steun dit project door:
- Online te doneren klik hier
- Een gift over te maken naar IBAN BE04 4319 1607 4131.
Artsen Zonder Vakantie verbindt zich ertoe om:
- Transparant te zijn over hoe uw donatie wordt ingezet
- Nuttige, volledige en actuele informatie te verstrekken, zoals het jaarverslag, financiële overzichten, activiteitenverslagen of communicaties over de uitgevoerde acties.
- Tools te bieden voor uw communicatie, zoals bijvoorbeeld een interview met een deelnemer aan de vorming.
- Een fiscaal certificaat te leveren
- Uw bedrijf als partner te vermelden
- Gemaakte afspraken te respecteren
Heeft u vragen of wilt u meer weten over hoe uw bedrijf impact kan creëren? Neem gerust contact met ons op!
Neem met ons contact op