En 2025, Médecins Sans Vacances souhaite mettre en place un système numérique permettant de valider chaque achat avant qu’il ne soit exécuté. Grâce à une procédure claire et des logiciels adaptés, les collaborateurs introduisent d’abord une demande interne, automatiquement transmise aux personnes habilitées pour approbation. Ce n’est qu’après validation que l’achat peut être effectué. Cette démarche renforce le contrôle, la transparence et l’efficacité. Afin que les fonds disponibles puissent être mieux utilisés pour des activités et des projets.
Des dépenses mieux maîtrisées grâce à la validation numérique
Pourquoi avons-nous besoin de ce système ?
Il n’existe actuellement aucun système de contrôle numérique. Cela comporte des risques potentiels en matière de contrôle budgétaire, de responsabilités et d’éventuelles erreurs de codage.
Pour y remédier, Médecins Sans Vacances prévoit d’introduire un processus numérique dans lequel chaque achat commence par une réquisition — une demande interne. Celle-ci est transmise automatiquement au responsable compétent pour validation. Seules les demandes approuvées pourront être converties en bons de commande officiels.
Ainsi, chaque dépense sera justifiée, suivie et conforme aux procédures internes.
Le projet : un processus numérique et traçable
En 2025, nous souhaitons implémenter un flux d’approbation numérique pour les achats, intégré à nos logiciels existants (WinBooks et Logistics).
Le projet comprend :
- l’introduction d’un nouveau type de demande d’achat (réquisition),
- l’envoi automatique de ces demandes aux personnes compétentes selon le type de dépense ou le projet,
- des liens stricts entre réquisition, bon de commande, bon de livraison et facture,
- un tableau de bord clair pour les approbateurs avec suivi des validations,
- une configuration des droits utilisateurs selon les responsabilités et budgets.
Ce processus garantit que chaque étape, de la demande à la facturation, est documentée, validée et contrôlée.
Quels bénéfices attendre ?
Une fois le système en place, il permettra :
- d’effectuer uniquement les achats validés en amont et conformes aux budgets,
- un suivi clair par demande, par projet ou par département,
- une meilleure coordination entre les équipes achat, logistique et comptabilité,
- une réduction des erreurs et des doublons,
- une transparence accrue vis-à-vis de la direction, des bailleurs et des auditeurs.
- une utilisation encore plus efficace des ressources qui nous sont confiées
Cette transition numérique nous permettra de gérer nos ressources avec encore plus de rigueur et de rendre compte de leur utilisation de manière claire.
Comment pouvez-vous aider ?
Pour concrétiser ce projet en 2025, nous recherchons un soutien externe pour le développement technique. Le budget total estimé s’élève à 5.600 euros, répartis comme suit :
- 3.500 euros pour le développement du système d’approbation dans notre logiciel logistique,
- 1.200 euros pour l’achat d’une licence complète de Virtual Invoice,
- 900 euros pour un module d’approbation supplémentaire destiné à cinq utilisateurs.
Cet investissement est ponctuel, mais vise une amélioration structurelle durable de notre gestion interne. Une fois le système mis en place, nous pourrons travailler plus efficacement, limiter les erreurs et utiliser nos ressources avec encore plus de prudence.
Un processus d’achat transparent et rigoureux n’est pas un détail, mais un pilier fondamental d’une bonne gouvernance. Avec votre aide, nous mettons en place des outils internes robustes, indispensables pour soutenir nos collaborations médicales en Afrique de manière encore plus efficace.
De plus, vous contribuez à la réalisation des objectifs de développement durable (ODD), tels que des institutions efficaces (ODD 16) et des partenariats pour la réalisation des objectifs (ODD 17).
Votre don est déductible fiscalement selon la réglementation en vigueur dans votre région.
Soutenir ce projet en :
- Faisant un don en ligne en cliquant ici
- Faisant un virement sur le compte IBAN BE04 4319 1607 4131.
Médecins Sans Vacances s'engage à :
- Faire preuve de transparence sur l’utilisation de votre don
- Fournir des informations utiles, complètes et à jour, telles que le rapport annuel, les états financiers, les rapports d’activité ou les communications sur les actions menées.
- Proposer des outils pour votre communication, comme une interview avec un participant à la formation.
- Fournir une attestation fiscale
- Mentionner votre entreprise en tant que partenaire
- Respecter les accords conclus
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